Bab
12
Pengendalian
manajemen atas proyek
A. Manajemen Proyek
a. Pengertian Manajemen Proyek
Manajemen proyek merupakan suatu usaha merencanakan, mengorganisasi, mengarahkan, mengkoordinasi, dan mengawasi kegiatan dalam proyek sedemikian rupa sehingga sesuai dengan jadwal waktu dan anggaran yang telah ditetapkan. Suatu pekerjaan rutin biasanya berlangsung secara kontinu, berulang-ulang dan berorientasi ke proses. Sebagai suatu proses yang terus menerus, pekerjaan yang rutin tidak dianggap suatu proyek.
Manajemen proyek adalah suatu cara mengelola, mengarahkan, dan mengkoordinasikan sumber daya (manusia/material)disaat mulainya sebuah proyek hingga akhir untuk mencapai suatu tujuan, yang dibatasi oleh biaya, waktu, dan kualitas untuk mencapai kepuasan.
b. Tujuan Manajemen Proyek
Suatu proyek pasti mempunyai suatu tujuan yang ingin dicapai. Dalam mencapai tujuan tersebut,suatu proyek biasanya mempunyai kegiatan yang berlangsung dalam waktu tertentu dengan hasilakhir tertentu.[5] Proyek dapat dibagi-bagi menjadi sub-sub pekerjaan yang harus diselesaikan dengan batas waktu tertentu untuk mencapai tujuan proyek secara keseluruhan dengan tepat waktu. Ciri-ciri Manajemen ProyekMekanisme proyek dalam hubungannya dengan pengelolaan, organisasi dan sumber daya mempunyai ciri-ciri tertentu sebagai berikut :
1. Memimpin organisasi proyek dan beroperasi secara independen.
2. Pembawa tunggal untuk mencapai satu tujuan proyek.
3. Memerlukan bermacam-macam keahlian dan sumber daya.
4. Bertanggung jawab menyatukan orang-orang dari berbagai fungsi/disiplin yang bekerja.
5. Memfokuskan pada ketepatan waktu dan biaya.
c. Manfaat Manajemen Proyek[6]
1. Mengidentifikasi Fungsi Tanggung Jawab.
2. Meminimalkan Tuntutan Pelaporan Rutin.
3. Mengidentifikasi Batas Waktu Untuk Penjadwalan.
4. Mengidentifikasi Metode Analisa Peramalan.
5. Mengukur Prestasi Terhadap Rencana.
6. Mengidentifikasi Masalah Dini & Tindakan Perbaikan.
7. Meningkatkan Kemampuan Estimasi Untuk Rencana.
8. Mengetahui Jika Sasaran Tidak Dapat Dicapai/Terlampaui
d. Aspek-aspek dalam Manajemen Proyek
Dalam manajemen proyek, yang perlu dipertimbangkan agar output proyek sesuai dengan sasaran dan tujuan yang direncanakan adalah mengidentifikasi berbagai masalah yang mungkin timbul ketika proyek dilaksanakan. Beberapa aspek yang dapat diidentifikasi adalah sebagai berikut :
1. Aspek Keuangan.
2. Aspek Anggaran Biaya.
3. Aspek Manajemen Sumber Daya Manusia.
4. Aspek Manajemen Produksi.
5. Aspek Harga.
6. Aspek Efektifitas dan Efisiensi.
7. Aspek Pemasaran.
8. Aspek Mutu.
9. Aspek Waktu.
B. Isu Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan dalam
Manajemen Organisasi Proyek
Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah proyek telah berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah.[7] Tetapi sampai saat ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat yang mana hal tersebut akan memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan menjadi hasil favorit para manajer proyek yang kerap mengalami keterlambatan proyek atau kegagalan proyek, berikut penyebab kegagalan suatu proyek :
1. Kurangnya Pemantauan
Pelaksanaan proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan proyek tidak berjalan sesuai rencana semula.
2. Komunikasi Yang Lemah
Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan proyek bisa salah dalam pengerjaannya.
3. Keterlambatan Tenaga Kerja
Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah salah satu faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek.
4. Anggaran Yang Tidak Kunjung Cair
Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai macam kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair, maka akan menghambat proses pengerjaan proyek.
5. Skill Yang Kurang Memadai (Inkompetensi Teknologi)
Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem.
6. Manajemen Yang Buruk
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya.
7. Perencanaan Yang Tidak Memadai
Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi.
8. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Eksekutif
Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi.
9. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna (End User) Dengan Perancang Sistem Informasi
Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi.
10. Harapan Dan Tujuan Yang Kurang Jelas
Perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.
11. Kurangnya Komitmen
Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.
12. Mengambil Jalan Pintas
Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama dengan sistem yang akan dibangun saat ini.
13. Terlalu Optimis
Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem informasi yang sedang dibangun.
Keberhasilan sebuah proyek pasti membutuhkan tenaga dan pikiran yang tidak sedikit. Seorang manajer proyek dituntu untuk memastikan sebuah proyek telah berjalan sesuai rencana dan tidak melebar ke arah yang salah.[7] Tetapi sampai saat ini ternyata masih banyak proyek gagal atau terlambat yang mana hal tersebut akan memakan biaya yang tidak sedikit. Kesia-siaan menjadi hasil favorit para manajer proyek yang kerap mengalami keterlambatan proyek atau kegagalan proyek, berikut penyebab kegagalan suatu proyek :
1. Kurangnya Pemantauan
Pelaksanaan proyek biasanya tidak dipantau dengan baik. Ini memungkinkan proyek tidak berjalan sesuai rencana semula.
2. Komunikasi Yang Lemah
Pelaksanaan proyek tanpa ada komunikasi yang kuat akan menyebakan proyek bisa salah dalam pengerjaannya.
3. Keterlambatan Tenaga Kerja
Keterlambatan tenaga kerja dalam menyelesaikan proyek adalah salah satu faktor yang menyebabkan terlambatnya penyelesaian proyek.
4. Anggaran Yang Tidak Kunjung Cair
Pada pelaksanaan proyek, anggaran sudah ditetapkan untuk berbagai macam kebutuhan pada proyek tersebut. Jika anggaran tersebut tidak cair, maka akan menghambat proses pengerjaan proyek.
5. Skill Yang Kurang Memadai (Inkompetensi Teknologi)
Dalam membangun sebuah sistem informasi tentunya dibutuhkan skill yang memadai. Ambil contoh misalnya dalam membuat sistem informasi sekolah berbasis web. Jika kemampuan developer tidak memadai, maka bisa saja proses pembangunan sistem akan terhambat atau tidak sesuai kriteria yang diinginkan oleh pemilik sistem.
6. Manajemen Yang Buruk
Kesuksesan pengembangan sistem informasi tidak hanya bergantung pada penggunaan alat atau teknologinya saja, tetapi juga manusia sebagai perancang dan penggunanya.
7. Perencanaan Yang Tidak Memadai
Perencanaan merupakan suatu hal yang sangat penting dalam berbagai aspek, oleh karna ini perencanaan yang memadai merupakan salah satu faktor yang dapat menyebabkan berhasil atau tidaknya penerapan sistem informasi.
8. Kurangnya Dukungan Dari Pihak Manajemen Eksekutif
Semua keputusan pada suatu perusahaan berada pada pihak manajemen, jika pihak manajemen memberikan dukungan penuh pada suatu proyek sistem informasi maka hal tersebut akan memberikan dampak positif pada pengguna dan staf pelayanan teknis informasi.
9. Kesenjangan Komunikasi Antara Pengguna (End User) Dengan Perancang Sistem Informasi
Sikap positif dalam bentuk dukungan dan kompetensi dari user, serta hubungan yang baik antara user dengan teknisi merupakan faktor sikap yang menguntungkan dan sangat penting bagi berhasilnya penerapan sistem informasi.
10. Harapan Dan Tujuan Yang Kurang Jelas
Perusahaan harus memiliki harapan yang nyata, yaitu apa yang ingin dicapai dan usaha yang gigih dalam meraihnya, sehingga efektivitas dari pengembangan atau penerapan sistem informasi dapat terjadi.
11. Kurangnya Komitmen
Komitmen yang kurang di dalam mengerjakan proyek dapat menyebabkan pembangunan proyek menjadi terhambat bahkan mengalami kegagalan. Komitmen ini bukan hanya dimiliki oleh developer, tetapi harus dimiliki oleh setiap pihak yang berkaitan dengan sistem yang akan dibuat.
12. Mengambil Jalan Pintas
Dalam membangun sebuah sistem banyak jalan pintas yang dapat diambil, karena belum tentu sistem yang telah dibuat sebelumnya sama dengan sistem yang akan dibangun saat ini.
13. Terlalu Optimis
Optimis adalah hal yang penting, tetapi sikap terlalu optimis dapat membuat kita lupa akan tanggung jawab yang harus dilaksanakan berkaitan dengan proyek sistem informasi yang sedang dibangun.
C. Solusi Mengenai Kegagalan atau Keterlambatan
dalam Manajemen Organisasi Proyek
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.
1. Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
2. Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang di dapat.
3. Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek
4. Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan. Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan sebelumnya (quality).
Ada 4 (empat) hal penting yang harus dipahami oleh seorang project manager ketika melaksanakan suatu proyek, yaitu cakupan proyek (project scope), waktu pelaksanaan proyek (project timeline), biaya proyek (project cost) dan kualitas dari proyek itu sendiri (project quality). Keempat hal tersebut menjadi pilar utama dalam project management body of knowledge (PMBOK), sebuah best practise yang digunakan oleh seluruh project manager di dunia, khususnya mereka yang telah memiliki sertifikasi sebagai project manager professional (PMP). Gambar berikut akan menggambarkan bagaimana keempat hal tersebut berinteraksi.
1. Scope
Scope berbicara masalah cakupan pekerjaan yang dilakukan. Terkadang hal ini yang menjadi perdebatan antara pelaksana proyek dengan pemilik proyek. Scope yang menjadi luas (biasanya terjadi pada proyek yang dilakukan ad-hoc, tanpa perencanaan atau metode yang tepat) akibat permintaan owner yang datang terus menerus dapat mempengaruhi waktu pelaksanaan proyek dan biaya proyek.
2. Time
Merupakan waktu pelaksanaan proyek. Semakin lama suatu proyek dikerjakan, maka semakin besar biaya operasional proyek yang dibutuhkan. Project Time management yang baik akan mempengaruhi besar kecilnya profit margin proyek yang di dapat.
3. Cost
Merupakan komponen biaya proyek. Komponen ini juga saling terkait dengan 2 komponen sebelumnya (scope and time) karena besar kecilnya biaya proyek (termasuk penambahan biaya jika diperlukan) akan mempengaruhi besarnya scope proyek serta cepatnya waktu pelaksanaan proyek
4. Quality
Kualitas merupakan harapan yang ingin didapatkan owner dari proyek tersebut dan atau mengacu pada standar tertentu (misal ISO). Kualitas dapat diraih dengan menentukan biaya, waktu dan scope proyek sesuai dengan kebutuhan. Idealnya, Suatu proyek yang baik adalah proyek yang dapat selesai tepat waktu (time) dengan budget yang telah direncanakan sebelumnya (cost) sesuai dengan cakupan pekerjaan yang disetujui (scope) dengan kualitas yang diharapkan atau ditentukan sebelumnya (quality).
Beberapa pilihan yang dapat dipertimbangkan terkait
4 pilar utama project management dalam mengatasi kasus diatas adalah:
1. Negosiasi Pengurangan Scope
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan atau mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan.
2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image Baik
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.
3. Cut the project
Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.
Dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu kepemimpinan yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku, peluang dalam hal biaya proyek. Kepemimpinan yang strategis juga akan mampu membangkitkan motivasi tim untuk bangkit karena tim merasa telah mendapatkan jalan keluar atas situasi yang tidak nyaman atas kerugian proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk menjalankan strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan proyek.
Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus sebagai salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana yang dibuat tidak akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi kurang optimal. Tindakan yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh dalam rangka secepatnya keluar dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti krisis terhadap masalah kinerja biaya proyek.
1. Negosiasi Pengurangan Scope
Orientasi manajemen proyek adalah bagaimana menyelesaikan proyek secepat mungkin sehingga kerugian akibat pembengkakan biaya operasional proyek dapat ditekan. Untuk itu, mau tidak mau, project manager harus mempersiapkan seorang negosiator ulung agar dapat melobi pihak pemilik proyek untuk menurunkan atau mengurangi scope pekerjaan yang ada, dengan harapan kualitas dapat dipertahankan.
2. Menambah Kerugian Untuk Mempertahankan Image Baik
Alternatif lain adalah menyelesaikan proyek tersebut sesuai dengan scope yang disepakati semaksimal mungkin, dengan mengambil resiko meningkatnya operasional cost. Strategi ini digunakan apabila orientasi manajemen perusahaan adalah mempertahankan citra baik di depan pelanggannya, atau jika pemilik proyek merupakan pelanggan potensial perusahaan. Sehingga, walaupun perusahaan menderita kerugian dari sisi biaya proyek (tangible lost), namun perusahaan tetap berusaha untuk mempertahankan nama baik di depan pelanggannya (intangible benefit) dengan harapan kerjasama masih dapat terjalin di masa yang akan datang.
3. Cut the project
Pilihan berikutnya adalah memutuskan proyek tersebut dan menyerahkan hasil yang telah dilakukan apapun resikonya. Dalam risk management, istilah ini dinamakanaccept the risk. Hal ini dilakukan dengan pertimbangan cost of risk yang harus ditanggung lebih kecil daripada usaha menangani resiko tersebut (baik tangible maupun intangible). Sehingga tidak ada pilihan lain selain mengakhiri proyek tersebut dengan menerima segala konsekuensinya.
Dalam mengatasi risiko-risiko dan kerugian proyek, diperlukan suatu kepemimpinan yang strategis yang memahami pola, alur, struktur, perilaku, peluang dalam hal biaya proyek. Kepemimpinan yang strategis juga akan mampu membangkitkan motivasi tim untuk bangkit karena tim merasa telah mendapatkan jalan keluar atas situasi yang tidak nyaman atas kerugian proyek dan tentu saja tim akan mendapat tantangan untuk menjalankan strategi yang dibuat dalam rangka mencapai salah satu kesuksesan proyek.
Menemukan langkah yang strategis diperlukan dalam rangka bertindak fokus sebagai salah satu action dalam crisis leadership. Tanpa fokus maka rencana yang dibuat tidak akan berjalan dengan baik dan sasaran pencapaian menjadi kurang optimal. Tindakan yang fokus merupakan sikap yang harus ditempuh dalam rangka secepatnya keluar dari situasi krisis. Dalam tulisan ini berarti krisis terhadap masalah kinerja biaya proyek.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar